WiseBill – Ostolaskut

WiseBill - ostolaskujen sähköinen kierto

Vaihe 1

Laskun saapuessa toimittajan tiedot tallennetaan CRM-kantaan, josta keinoäly jatkossa syöttää ne seuraaville laskuille. Käyttäjälle e-laskut ovat paras vaihtoehto.

Vaihe 2

Ensimmäiseksi lasku tiliöidään, jonka jälkeen alkaa automaattinen tarkastus- ja hyväksyntäkierto. Tarkastajia voi olla useita ja heidän on hyvä tuntea liiketapahtuma.

Läpinäkyvässä hallintotavassa laskun hyväksyjän on hyvä olla eri henkilö kuin tarkastajan. Hyväksynnän jälkeen lasku siirtyy maksuun.

Vaihe 3

Ostolaskujen tiedot, niin ostotapahtuma kuin esimerkiksi arvonlisäverotilanne, päivittyvät automaattisesti kirjanpitoon. Tilit ovat aina ajan tasalla.

Ostolaskujen hallinta

Wisen ostolaskujen hallintapaneeli sisältää yhteenvedon (dashboard) lisäksi kuusi näkymää, jotka seuraavaksi käydään läpi kuvakaappauksin.

Ostolaskut esitetään taulukkona. Siinä eritellään laskuista tietoja, jotka ovat vapaasti valittavissa hammasrataspainikkeesta. Näitä tietoja käytetään myös hakutekijöinä.

Verkkolaskun saapuessa järjestelmä kopioi siitä perustiedot. Verokoodi ja tiliöinti asetetaan itse. Liiketoiminnan ketteryyden kannalta on hyvä, että ostolaskut tulevat e-laskuina. Se on myös edullisin vaihtoehto. Wise sisältää lisäksi integraation e-laskujen hakupalveluun.

Asetuksissa määritetään laskuille tarkastajat sekä hyväksyjät. Jotta voisi toimia näissä rooleissa, täytyy määrittää CRM-moduulissa riittävät käyttöoikeudet. Hyvää hallintokulttuuria on, että tarkastajat ja hyväksyjät ovat eri henkilöitä.

Taulukko, jossa näkyy valitulta ajanjaksolta yrityksen ostolaskut. Sen yläpuolella on kenttiä, joista muokataan taulukon sisältöä ja etsitään ostotapahtumia. Alempana on yhteenveto valitun ajanjakson aktiivisista menotileistä.

Tässä näkyvät yrityksen maksusuoritukset taulukkona. Esitettyjä tietoja määritetään taulukon hammasrataspainikkeesta. Tiedot toimivat myös hakuehtoina. Lasku- tai viitenumeroa klikkaamalla pääsee tarkastelemaan ostolaskua.

Taulukossa esitetään pankkitilien tapahtumat. Hakuehtoina toimivat vapaavalintainen ajanjakso sekä tilinumero. Tiliotteita tarkastellaan klikkaamalla taulukosta tilinumeroa. Aukeaa uusi taulukko, jossa eritellään tietyn ajanjakson tilitapahtumat. Tästä näkymästä täsmäytetään tapahtumia.
Tiliotteet päivittyvät järjestelmään arkiaamuisin. Jos kirjanpitotili ja tiliote eivät täsmää, tulee erotus tasata liittämällä tapahtumat ostolaskuun, tositteeseen tai myyntilaskuun.

Taulukossa esitetään valitulta pankkitililtä tehdyt siirrot. Esitettäviä tietoja muokataan hammasrataspainikkeesta, joita käytetään myös hakuehtoina. Jos klikkaa yksittäistä tilisiirtoa, pääsee muokkaamaan sen tietoja. Uusi tilisiirto tehdään lisää uusi -painikkeesta. Vastaavasti tilisiirrot suoritetaan Maksa-painikkeesta.